Zarchiwizowanych dokumentów nie można przetrzymywać w nieskończoność. Wszystkie firmy, organizacje i instytucje zobowiązane są do przestrzegania w tym względnie ustaw związanych z archiwizacją, które regulują czas przechowywania konkretnych dokumentów. Przedstawimy krok po kroku, co należy zrobić, gdy materiały zgromadzone w archiwum stają się przeterminowane.  

Archiwizowanie dokumentów – na czym polega

Zasady przechowywania i gromadzenia dokumentów określone są w szeregu przepisów prawnych, wśród których podstawowym jest ustawa z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Wraz z innymi, bardziej szczegółowymi przepisami reguluje proces tworzenia, zabezpieczenia, klasyfikacji oraz niszczenia dokumentacji. W archiwach znaleźć można dwie grupy dokumentów, wśród których wyróżnia się dokumenty archiwalne (posiadające jakąś wartość historyczną)  oraz niearchiwalne (gromadzone w np. w zakładach pracy).

Każda dokumentacja, która jest przekazana do archiwum, najpierw przechodzi proces klasyfikacji, czyli podziału na 3 podstawowe kryteria – wartości archiwalnej, nośnika, na jakim została zapisana, dostępności dla osób trzecich.

Każda firma czy organizacja przetwarzająca dane osobowe – np. poprzez wystawianie faktur, prowadzenie spraw pracowniczych, obsługę marketingu, także internetowego – musi gromadzić a następnie niszczyć dokumenty, które uległy przedawnieniu. Jeśli firma generuje jedynie dokumenty niearchiwalne musi posiadać składnicę akt, którą należy prowadzić w oparciu o  odpowiednią ustawę i powiązane z nią inne akty prawne.

Warto także dodać, że przepisy RODO wskazują, że nie wolno przechowywać danych osobowych dłużej, niż wymaga tego konkretny przepis. Czas przechowywania danego rodzaju dokumentów regulowany jest konkretnymi przepisami. Po tym czasie powinny one być przekazane do zniszczenia.

Niszczenie zarchiwizowanych dokumentów

Jak już wcześniej pisaliśmy, każdy rodzaj dokumentów ma określony czas archiwizacji. Jeśli dane dokumenty przekroczyły ten termin winny być przekazane do zniszczenia. Warto pamiętać, że proces ten powinien być zrealizowany w taki sposób, aby po zniszczeniu nie można było odzyskać danych z dokumentów.

Niszczenie dokumentów uzależnione jest od tego, na jakim nośniku są przechowywane. Dotychczas większość materiałów znajdowała się na papierze, ale w dobie galopującej cyfryzacji coraz więcej firm, instytucji czy organizacji gromadzi dane i przekazuje je do archiwum na elektronicznych nośnikach, w tym pendrive’ach, dyskach zewnętrznych czy płytach DVD/CD. W obu przypadkach proces niszczenia wygląda inaczej.

Dokumenty papierowe przed przekazaniem do zniszczenia warto posegregować na papier, tekturę i folię. Przekazanie zmieszanych materiałów znacznie podraża koszt procesu, ponieważ wymaga wykonania segregacji przed zniszczeniem. Co więcej, dokumenty w segregatorach zajmują około 2 razy więcej miejsca, co także znacznie podnosi koszt usługi.

Jak wybrać firmę, która wykona zniszczenie dokumentów zgodnie z prawem

Wybierając firmę specjalizującą się w niszczeniu dokumentów nie należy kierować się jedynie ceną. Ta oczywiście gra rolę, ale równie ważne dla bezpieczeństwa zleceniodawcy, jest wskazanie firmy, która zlecenie wykona zgodnie z prawem. Istotnym jest wykorzystywanie przez niszczarnię certyfikowanych urządzeń niszczących, które wykonają usługę w sposób uniemożliwiający odczytanie danych. Znaczenie mają także gwarancja zniszczenia danych przekazywana przez firmę i często potwierdzona nie tylko certyfikatem, ale także nagraniem video całego procesu zniszczenia. Atutem powinien być również bezpieczny transport dokumentów pojazdami, które będą nie tylko zabezpieczone w zaplombowanych kontenerach, ale także śledzone w trakcie drogi do niszczarni przez system GPS. Pomocna będzie też usługa przeniesienia dokumentów z archiwum do samochodu transportowego – warto szukać takich firm, które tę pracę wykonują bezpłatnie.

Źródło: Essi – utylizacja dokumentów